Dal testo normativo al requisito: come dall'Annex 11 nascono prescrizioni verificabili per l'audit trail

L'audit trail è saldamente ancorato nelle prescrizioni regolatorie: l'Annex 11 della linea guida EU-GMP, il 21 CFR Part 11 della FDA, le linee guida sulla data integrity di MHRA e PIC/S nonché i lavori GAMP dell'ISPE descrivono che cosa esso debba garantire. Ciò che queste prescrizioni non forniscono è la traduzione in requisiti concreti e verificabili per un sistema determinato. È proprio questo salto dal testo normativo al requisito utente il lavoro vero, e nella pratica viene spesso saltato.

Il problema: il testo normativo è volutamente aperto

I testi regolatori formulano uno stato di conformità, non una specifica. Devono valere per i sistemi più diversi e restano perciò generali. Chi li copia senza filtro in un capitolato ottiene requisiti che nessuno può testare, perché resta poco chiaro che cosa nel sistema concreto valga come soddisfatto. Serve un procedimento che condensi in modo sistematico il passaggio rilevante fino al requisito testabile, restando in modo dimostrabile ancorato al testo di partenza.

Il metodo: l'analisi qualitativa dei contenuti secondo Mayring

Un procedimento consolidato a questo scopo è l'analisi qualitativa dei contenuti secondo Mayring. Essa distingue tre forme di base, combinabili per questo compito: la sintesi riduce il materiale all'affermazione centrale senza alterarla; l'esplicitazione integra i punti poco chiari con esempi esplicativi; la strutturazione filtra l'essenziale e lo riordina. Per la derivazione dei requisiti dell'audit trail il flusso può essere condensato in quattro passi: definire il materiale, analizzare il materiale, ridurre il materiale e confrontare il materiale ridotto con l'affermazione di partenza.

Applicato al paragrafo sull'audit trail dell'Annex 11

Definire e analizzare il materiale. Si considera dapprima solo il paragrafo sull'audit trail dell'Allegato 11. Esso richiede di prevedere, in modo basato sul rischio, la registrazione generata dal sistema di tutte le modifiche e cancellazioni rilevanti ai fini GMP, di documentare il motivo della modifica o della cancellazione e di garantire che gli audit trail siano disponibili, convertibili in una forma generalmente leggibile e soggetti a revisione periodica.

Ridurre. Da questo unico paragrafo si possono distillare sette requisiti centrali: registrazione di tutte le modifiche rilevanti ai fini GMP, registrazione di tutte le cancellazioni rilevanti ai fini GMP, registrazione dei motivi delle modifiche, registrazione dei motivi delle cancellazioni, disponibilità dell'audit trail, convertibilità in una forma generalmente leggibile e revisione periodica.

Verificare ed esplicitare. Il passo decisivo è la riverifica rispetto al testo di partenza, unita alla domanda su dove sia necessaria una spiegazione:

• La registrazione di modifiche e cancellazioni richiede una definizione di che cosa nel sistema valga come rilevante ai fini GMP; la delimitazione va inserita in una SOP sull'audit trail review.
• Per i motivi va stabilito come vengano rilevati, ad esempio tramite un elenco di scelta predefinito o un campo a testo libero, e se l'inserimento sia facoltativo od obbligatorio.
• Il concetto di disponibilità va precisato, ad esempio come visualizzabile in qualsiasi momento su richiesta, da cui derivano requisiti successivi come la stampa di un audit trail aggiornato.
• Per la forma leggibile vanno indicati i formati di esportazione, ad esempio PDF, con la prescrizione che l'esportazione non consenta successive modifiche di contenuto e non richieda software proprietario per la lettura.
• Per la revisione periodica vanno ancorati in una SOP intervallo ed estensione, rendendoli verificabili nell'ambito di OQ o PQ.

Da un paragrafo nascono in fretta 20 requisiti

Si palesa così il vero riscontro: un singolo paragrafo normativo, con un'esplicitazione accurata, genera non sette, bensì con un esame intensivo e a seconda del sistema in fretta fino a 20 requisiti concreti. L'onere non sta nel leggere la prescrizione, bensì nel riferire ogni affermazione ridotta al testo di partenza, affinché la propria formulazione non alteri l'affermazione regolatoria.

Come Entourage supporta

Applichiamo questo procedimento in modo strutturato a tutte le prescrizioni e le linee guida classificate come rilevanti, dall'Annex 11 al 21 CFR Part 11 fino alle linee guida sulla data integrity, e traduciamo il livello di dettaglio che ne deriva direttamente nella bozza dei requisiti utente. Nascono così requisiti solidi in sede di audit, perché ricavati in modo tracciabile dal testo normativo e non ricostruiti a posteriori.